マイナンバー・雇用関係の提出段階で必要な最低限の書式とは
社会福祉法人の人事部の者です。従業員に通知カードが行き渡り収集を始める時期ですが、利用目的の通知や実際にナンバーをどのような形で提出してもらうかについて決めかねています。一番シンプルな方法は何でしょうか。
雇用関係で雇用主＝法人が従業員からマイナンバーを集める際にすべきことは、おおまかにいうと
①利用目的の通知
②ナンバーの取得
③本人確認
の三つです。①については下記文章を参考にしてください。
②については下記の様に通知カードを貼り付けた書面のコピーを提出してもらう方法があります。
この様に、通知カード自体のコピーを提出してもらう方法を採る必要はなく、「マイナンバーが記載された書面をできるだけ減らしたい」という場合は直接カードを見せてもらいナンバーを書き写し、一覧表にまとめておくことも可能です。
もっとも、後日記載ミス等何らかの不具合が生じた場合に確認するには、やはり大元のナンバー記載物（通知カード）の写しがあった方が良いでしょう。届出書は一覧表とは別にまとめて厳重保管しておきます。
③について、本人確認には「番号確認」と「身元確認」が必要です。
先ほどの届出書と、運転免許証等の身元が確認できるものの提示を受け本人確認をした上で、番号を提出してもらいます。
以上が実務の手続の中で使う書式でしたが、法人として定める必要がある「基本方針」のサンプルは下記になります。
行政への届出や公表が義務付けられているものではないので、法人内規程集に綴じ込んでおく、内部のネットワーク上への掲載等の対応をすればよいでしょう。
なお、従業員が１００名以上の場合は別途取扱規程を作成する必要がありますが、これについては本稿では割愛します。
最後に、職員の配偶者の方が作成する委任状のサンプルも提示しておきます。これは国民年金の第３号被保険者の届出」については、配偶者が直接法人に届け出なければならないという建前になっているため、従業員である配偶者にその事務を委ねる、という理屈で提出する運用となっています。
